Anmod via Tilskudsportalen
Anmodning om at få udbetalt tilskud sendes til Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur på Tilskudsportalen.
Som udgangspunkt udbetales tilskuddet, når projektet er færdigt, og udbetaling sker til netejeren typisk bredbåndsselskabet. Fra 2021-puljen skal den afsluttende rapportering og anmodning om udbetaling sendes til styrelsen senest tre måneder efter projektets afslutning. Fra 2016-2020-puljerne skal materialet sendes senest to måneder efter projektets afslutning.
Ved et færdigt projekt forstås, at der til den enkelte adresse er lagt kabel til bygningen og etableret et tilslutningsstik i huset. Adressen skal kunne tilsluttes nettet uden yderligere anlægsarbejde. Det er ikke tilstrækkeligt, at bredbåndsforbindelserne er etableret til skellet.
Tilskud udbetales først, når udgifterne er afholdt og dokumenteret, og projektregnskab og rapport er modtaget. Vær opmærksom på, at tilskuddet udgør en andel af de afholdte omkostninger.
Det vil ofte være en fordel, at bredbåndsudbyderen selv har direkte adgang til sagen på tilskudsportalen. Det er administratoren for sammenslutningen, som skal give bredbåndsudbyderen adgang. Proceduren herfor er beskrevet i styrelsens ’Guide til portalen’ (kommer senere).
Hvilke bilag skal indsendes?
Når I skal ansøge om at få tilskuddet udbetalt, skal I benytte de bilag, som blev sendt sammen med tilsagnet om tilskud (Ansøgning om udbetaling og Ansøgererklæring/Ledelseserklæring). Bilagene indeholder de erklæringer, som skal sendes med anmodningen om udbetaling.
Ud over bilagene skal der indsendes et projektregnskab med oplysninger om størrelsen af de faktisk afholdte og betalte tilskudsberettigede omkostninger (fx gravearbejde, etablering af selve nettet, husinstallation og etablering fra offentlig vej, materialer i forbindelse hermed) i forhold til de samlede budgetterede omkostninger. Projektregnskabet skal være skrevet under af den partner, der etablerer nettet.
Der kan kun udbetales tilskud til tilskudsberettigede omkostninger, som er dokumenterede afholdt og betalt. Se tilskudsberettigede omkostninger under ”Budget, sponsorat og erklæringer”.
Opgørelse af lønomkostninger
Lønudgifterne for interne timer beregnes som den faktiske timeløn på den enkelte medarbejder ganget med det antal timer, der er anvendt på projektet.
Der må således ikke anvendes en normtimepris ved opgørelsen af lønomkostninger.
Timelønnede medarbejdere: Omkostningerne beregnes på baggrund af den enkelte medarbejders antal timer på det pågældende projekt jf. timeregistrering og medarbejderens faktiske lønomkostninger jf. relevante lønsedler for perioden.
Månedslønnede medarbejder: Omkostningerne beregnes på baggrund af den enkelte medarbejders antal timer på det pågældende projekt jf. timeregistrering og medarbejderens beregnede lønomkostninger jf. nedenstående vejledning.
Metoden sikrer, at der ud over omkostninger til de faktiske timer brugt på projektet også tages højde for selskabets omkostninger til medarbejderen under ferie og sogne/helligdage.
Timelønnen for månedslønnede beregnes som den faktiske bruttoårsløn divideret med 1642. For 2016- 2021-puljerne divideres med 1613.
Den faktiske bruttoårsløn omfatter: Ferieberettiget løn, evt. fritvalgskonto (hvis denne ikke er en del af den ferieberettige løn), arbejdsgiverbetalte udgifter til pension og ATP.
Ferieberettiget løn omfatter: Grundløn (inkl. eget pensionsbidrag og eget ATP bidrag) og overenskomstmæssige tillæg. Bemærk at løn udbetalt under ferie IKKE skal medregnes i den ferieberettiget løn. De 6 ugers løn, som indgår i en månedslønnet automatisk får udbetalt, skal derfor fraregnes). Indgår eget pensionsbidrag ikke i grundlønnen, men alligevel er ferieberettiget, omfatter den ferieberettigede løn grundløn, overenskomstmæssige tillæg og eget pensionsbidrag.
Den ferieberettigede løn, arbejdsgiverbetalt pension og ATP fremgår ofte af lønsedlen eller årsopgørelsen, ellers vil selskabet lønkontor have adgang til tallene.
Skabelon til opgørelse af lønomkostning - Pulje 2018-2020
Skabelon til opgørelse af lønomkostning - Pulje 2021-2023
Fra 2021-puljen gælder følgende for revisorerklæring
Fra 2021-puljen skal små private virksomheder vedlægge revisorerklæring, hvis tilskudsbeløbet er over 500.000 kr., og for store- og mellemstore private virksomheder skal revisorerklæring vedlægges, hvis tilskudsbeløbet er over 1 mio. kr. Det samme gælder for rateudbetalinger.
Ved små private virksomhed forstås virksomheder, der beskæftiger færre end 50 årsværk, og hvis årlige omsætning og/eller årlige samlede balance er 10 mio. EUR eller derunder, herunder enkeltmandsvirksomheder.
Ved store- og mellemstore private virksomheder forstås virksomheder, der beskæftiger 50 eller flere årsværk, og hvis årlige omsætning og/eller årlige samlede balance overstiger 10 mio. EUR.
For 2016-2020 puljerne gælder følgende for revisorerklæring
Hvis det tilskud, der ansøges om at få udbetalt, er 500.000 kr. eller derover (se beløbsgrænsen for 2021 projekter og efterfølgende puljeprojekter ovenfor), skal regnskabet bekræftes af en godkendt revisor.
Dokumentation af omkostninger uden indsendelse af revisorerklæring
Når der ikke er krav om indsendelse af revisorerklæring sammen med regnskabet er der i stedet større krav til den indsendte dokumentation.
Til projektregnskabet fremsendes en bilagsoversigt over regnskabsbilagene. Kopi af alle regnskabsbilag vedlægges. Regningsbilagene skal være på de afholdte og betalte tilskudsberettigede omkostninger. Der skal være dokumentation for, at regningsbilagene er betalt. Det kan enten være en påtegning fra modtageren med dato og underskrift, hvoraf det fremgår, at beløbet er modtaget, eller kan være indsendelse af et kontoudtog fra banken, der dokumenterer betalingen.
Leverandørregninger: Hvis indkøb er sket hos en interesseforbunden virksomhed skal der forevises dokumentation for kostprisen hos den virksomhed, hvor indkøbet er sket.
Lønomkostninger opgjort som ovenfor anført, dokumenteres med en timeregistreret på den enkelte medarbejder, samt for timelønnede lønsedler for perioden, for månedslønnede en repræsentativ lønseddel evt. årsopgørelse. Vi anbefaler, at I kontakter Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur for at aftale nærmere om indsendelsen af lønsedler og overholdelse af GDPR.
Kørselsomkostninger skal dokumenteres ved indsendelse af dokumenteret kørselsregnskab, brændstofafregning mv.
Der vedlægges desuden dokumentation for, at al egenbetaling og evt. tilskud fra en kommuner er modtaget.
En bredbåndsudbyder kan altid vælge at indsende revisorerklæring uanset tilskuddet størrelse, da skal nedenstående krav til dokumentation følges.
Dokumentation af omkostninger ved indsendelse af revisorerklæring
Revision skal ske med udgangspunkt i den pågældende puljes bekendtgørelse, vejledning med tilhørende revisionsinstruks og tilsagnsbrev.
Til projektregnskabet fremsendes en bilagsoversigt over regnskabsbilagene.
Bemærk, at selvom der ikke skal fremsendes dokumentation for omkostninger, skal det fremgå tydeligt af det indsendte, at leverandørregninger er betalt, at lønomkostninger er opgjort jf. ovennævnte, samt at kommunetilskud og egenbetaling fra alle adresser er modtaget.
Revisionsinstruks for projekter 2021
Revisionsinstruks for projekter i 2022
Revisorinstruks for projekter i 2023
Rapport
Sammen med udbetalingsanmodningen skal der indsendes en rapport om projektet og dets resultater - egnet til offentliggørelse. Det er typisk sammenslutningen af borgere og virksomheder (projektadministrator), der udarbejder denne. Rapporten kan f.eks. indeholde beskrivelse af situationen før etableringen, hvordan projektet blev grebet an, evt. erfaringer der kan deles med andre, samarbejdet med andre parter mv., valg af teknologi og opnåede resultater. Projektadministrator skal i rapporten desuden bekræfte, at projektet er afsluttet, og alle de deltagende adresser har fået etableret adgang til nettet.
Fra 2022-puljen skal der ikke laves ovennævnte rapport, derimod skal administrator, når projektet er afsluttet, på sammenslutningens vegne bekræfte over for Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur, at projektet er gennemført som ansøgt og er afsluttet. Det vil sige, at alle tilskudssøgende adresser har fået etableret net helt ind til den enkelte ejendom med et forbindelsesstik inde i huset. Erklæringen, som skal udfyldes og underskrives før indsendelse, vil være vedlagt tilsagnet, hvis projektet får tilskud.
Huskeliste – det skal være med i en anmodning om udbetaling
- Udfyldt skema med anmodning om udbetaling
- Udfyldt skema med ledelseserklæring (tidligere ansøgererklæring)
- Projektregnskab, evt. revideret afhængig af størrelse på tilskud – underskrevet.
- Liste over regnskabsbilag (Bilagsoversigt)
- Regningsbilag og anden nødvendig dokumentation eller revisorerklæring, jf. Revisionsinstruks, afhængig af virksomhedstype og tilskudsbeløb.
- Rapport fra ansøger om projektet, dets resultater og bekræftelse på, at den etablerede infrastruktur er etableret på de deltagende adresser inklusiv tilslutningsstik i ejendommen (Fra 2022 kun en bekræftelse).
Rateudbetaling
Der er mulighed for rateudbetaling undervejs i projektet, hvis tilskuddet er på mere end 1 mio. kr.
Det er muligt at få op til 60 pct. af tilsagnsbeløbet udbetalt i rater. Der kan maksimalt udbetales tre rater, og i 2016- og 2017-puljen skal raterne mindst udgøre 20 pct. af tilsagnsbeløbet.
Fra 2021-puljen kan der maksimalt udbetales i alt 80 pct. af tilsagnsbeløbet til store og mellemstore virksomheder og 90 pct. til små virksomheder fordelt på højst tre rater før den endelige slutafregning. Rateudbetalingen sker i forhold til den tilskudsprocent, som projektet har. Dvs. at Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur betaler den samme andel af omkostningerne ved ratebetaling, som når projektet er færdigt, fx 75 pct.
Anmodning om rateudbetaling sendes også til styrelsen på Tilskudsportalen. Der skal bruges samme bilag og dokumentation, som ved en afsluttende afregning. Bilagene er vedlagt tilsagnet om tilskud. Der skal også indsendes et delregnskab, som er underskrevet af den partner, der etablerer nettet.
Hvis en rateudbetaling er på mindre end 500.000 kr., skal regnskabsbilagene vedlægges. Fra 2021-puljen skal regnskabsbilagene vedlægges, hvis rateudbetaling for små virksomheder er 500.000 kr. eller mindre og for mellem og store virksomheder på 1 mio. eller mindre.
Hvis tilskudsbeløbet er på 500.000 kr. eller derover, skal regnskabet bekræftes af en godkendt revisor. Bemærk at ved flere rateudbetalinger, er grænsen på de 500.000 kr. i forhold til de samlede ansøgte beløb. Fra 2021-puljen gælder, at regnskabet skal bekræftes på beløb over 500.000 kr. for små virksomheder og på over 1. mio. kr. for mellem og store virksomheder.